Front Office Medewerker

The best of ICT with a human touch. Het zijn de mensen die elke dag opnieuw het verschil maken bij A...

The best of ICT with a human touch. Het zijn de mensen die elke dag opnieuw het verschil maken bij Axians. Axians is het ICT-merk van Vinci Energies en heeft een breed portfolio aan ICT-diensten en samenwerkingsverbanden met een groot aantal gerenommeerde IT partijen zoals Cisco, Microsoft en IBM. Wij hebben een organisatiestructuur bestaande uit kleinschalige businessunits, welke dicht bij de klant staan en waarbij weinig hiërarchie en betrokkenheid van medewerkers het verschil maken. Gezamenlijk met andere businessunits zijn wij instaat om grootschalige en complexe dienstverlening aan klanten te leveren. Een hoge klanttevredenheid heeft geleid tot groei van onze organisatie en wij gaan het succes de komende jaren verder uitbouwen.

Wat je doet?

Vanuit Eindhoven levert een jong, gedreven team van 40 collega’s onbegrensde werkplek oplossingen voor haar klanten. Wij focussen ons op de nieuwste technologieën in combinatie met een optimale gebruikerservaring. Kernbegrippen binnen onze oplossingen zijn: Microsoft Azure, Citrix, transformatie & adoptie, XLA en één persoonlijk aanspreekpunt voor iedere eindgebruiker. Alleen een perfecte combinatie van deze kernbegrippen waarborgt een succesvolle samenwerkplek binnen iedere organisatie.

Hoe ziet jouw uitdaging eruit?

Jij bent voor ons de spin in het web en zorgt dat zaken op kantoor soepel, efficiënt en volgens onze missie en visie verlopen. Je krijgt bij ons veel vrijheid met bijbehorende verantwoordelijkheid op het gebied van facilitaire, logistieke en administratieve zaken op ons kantoor. Je ondersteunt daarnaast financiële administratie, HR en bent commercieel (inkoop/verkoop) betrokken voor onze BU zowel in uitvoer als in de optimalisatie van deze administratieve processen.

Jij bereidt orders voor, verwerkt deze orders in systemen (o.a. Codex) en zorgt voor begeleiding ervan door de organisatie. Daarnaast ga je contacten onderhouden met klanten en leveranciers en onderhandelt t.b.v. efficiënt inkopen en het realiseren van contracten met een goede prijs-kwaliteit verhouding. Ook beheer je contracten en draagt zorg voor archivering en verzorg je (kleine) offerte-aanvragen. Vanuit de organisaite benatwoord je vragen over offertes, orders en projecten. Draagt zorg voor de planning van de engineers op locatie bij de klanten/intern en bewaakt deze planning. Bij afwezigheid van de projectadministrateur draag je zorg voor het opstellen van facturen en inkoopwerkzaamheden.
 
Ook zorg je voor een representatieve uitstraling van het kantoor. Beheert voorraden, waaronder marketing- en kantoormaterialen, telefoons en toebehoren, materialen van de BU in het magazijn, e.d.. Ook geef je voorlichting aan (nieuwe) medewerkers over facilitaire zaken, toegang pand/taken receptie, post (en BringMe), ergonomische houding, kantoorklimaat, hoe te handelen bij ontruiming/brand, e.d. als onderdeel van on-boarding. Je draagt zorg voor opvang van trainers (i.v.t.), uitleg t.a.v. hulpmiddelen en gereed maken van de ruimte (klaarzetten van koffie/thee/water e.d.). Verantwoordelijk voor reserveringen, o.a. vergaderzalen, hotelovernachtingen, diners, eventueel vluchten. Ondersteunt bij in- dan wel uitdiensttredingsproces van medewerkers.
 
Ondersteunen in deprocesoptimalisatie met betrekking tot HR, laptops, pas- en telefoonuitgifte (gebruikers-overeenkomsten), on-boarding nieuwe medewerkers, inplannen van kandidaten en bijhouden van registraties, waaronder Verklaringen Omtrent Gedrag, geheimhoudingsverklaringen etc. Je bestelt bloemetjes en attenties bij personele aangelegenheden (geboorte kind, overlijden, verjaardagen, ziekte, e.d.). Organiseert één a meerdere keren per jaar personeelsuitjes voor de BU en zoekt hierin aansluiting bij de andere business units in het pand. Haalt post op bij de balie/receptie en zorgt ervoor dat deze op de plek van bestemming komt. Plant op verzoek afspraken in, organiseert meetings en regelt vergaderruimten. Notuleert eventueel bij vergaderingen.

Wat vragen wij van jou?

  • Een MBO+ werk- en denkniveau;
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je beschikt over ervaring met ERP/CRM-systemen en Office;
  • Ervaring met het maken en borgen van de planning, waarbij ervaring met MS Shifts (MS Project) is een pré;
  • Ook ben je:
    • Verantwoordelijkheid
    • Klantgerichtheid
    • Accuratesse
    • Communicatief en assertief
    • Flexibel en hands-on instelling
    • Zelfbewust

Wat bieden wij jou?

Je mag uiteraard ook wat van ons verwachten. Als je bij Axians aan de slag gaat, bieden we je het volgende:
  • Een goede werksfeer en korte communicatielijnen.
  • Een afwisselende baan in een gestaag groeiende, professionele ICT organisatie met marktconforme voorwaarden.
  • Een parttime dienstverband (28-30 uur per week, verspreid over 5 dagen per week)
  • Goede opleidingsmogelijkheden aan de VINCI Energies Academy.
  • Serieuze waardering en beloning voor jouw ontwikkeling en je bijdrage aan de groei van Axians.
  • 25 vakantiedagen, met de flexibele mogelijkheid meer dagen op te bouwen (bij een aanstelling van 36 - 40 uur per week).
  • Prima secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een laptop, een pensioenregeling en de mogelijkheid om VINCI aandelen te kopen tegen een gereduceerd tarief.

Wat als ik deze baan graag wil?

We willen je uitnodigen om via de solliciteerknop te reageren en je motivatiebrief en CV te uploaden. Wij gaan graag met je in gesprek om te kijken of we iets voor elkaar kunnen betekenen. Heb je vragen omtrent deze vacature dan kun je onze Recruiter, Jeff Koekebacker, bereiken op 06-51102156 of via jeff.koekebacker@axians.com.

Sollicitatieprocedure

1
Solliciteren
2
Telefonische screening
3
Eerste gesprek
4
Tweede gesprek
5
Aanbod
6
Welkom bij Axians!

Meer weten? Neem dan contact op met:

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer nu als jij interesse hebt in deze vacature! Zorg dat je de volgende documenten klaar hebt staan om toe te voegen aan je sollicitatie.